だんだんと夏が終わりに近づいてくると開催されるのが「納涼会」
幹事を任されることもあると思います。
幹事になると社内メールで納涼会の案内を送りますが、「失礼のないメール」の作り方は意外と迷いますよね。そこでここでは、「納涼会のメールの作り方」と「実際のメールの例文」を紹介します！
納涼会の社内案内メールの文章構成
納涼会を社内に案内するメールの構成は、次のように作ります。
- タイトル
- 挨拶
- 納涼会の日時・場所
- 会費
- 参加できるかの可否（期限付きで）
- 連絡先
- 最後のひとこと
1〜7のポイントをメールに順番に含めると、スムーズに案内メールが作れます。
納涼会の社内への案内メールの例文の見本
この構成をふまえて、メールの文例（テンプレート）を紹介します。
タイトル：「【要返信】納涼会のお知らせ」
お疲れ様です。企画部 佐藤です。
暑い夏もそろそろ終わりが近づいてきました。そこでこの夏最後の思い出に「納涼会」を開催します！みなさん業務がお忙しい中かと思いますが、ぜひご参加ください！
日時：8月30日（木）19:30〜
場所：「黒木屋」（東京都中央区・・）
会費：3,000円
連絡先：企画部 佐藤・09012345678・〜@〜
お手数ですが、ご参加できるかを【8月10日（水）】までに佐藤までご連絡ください。
秋に向けて気合いを入れるためにも、ぜひご参加ください！よろしくお願いいたします。
文例では記号の「！」を使い、少しくだけた雰囲気にしています。会社の雰囲気によってはかしこまった感じのほうが良い場合があるので、語尾は調整してくださいね。
納涼会の案内メールを社内に送るときの4つのポイント
案内メールは同僚だけでなく、先輩や上司も読みます。そのため、メールを送るときのマナーも守る必要があります。上の文例は4つのポイントを意識しています。
- 挨拶は長くなりすぎないように。
- 全体的に分かりやすく、簡潔に伝える。
- あくまでも謙虚に。敬語に気をつける。
- 社内の雰囲気にもよるが、ちょっとした笑いが含められるとなおグッド
この4つのポイントを入れられると、良い文章が作れます。
案内メールは用件を伝えるのが目的です。先輩や上司は忙しい方が多いので、長い文章はやめましょう。また、笑いを取り入れながらもきちんと敬語には気をつけて送る必要があります。
笑いは絶対に必要なポイントではないです。ただ、上手く入れると好印象を持ってもらえて、次からも幹事をお願いされやすいです。会社で自分の印象をアップさせたいなら、入れると良いですよ（笑）
構成やポイントを押さえて、しっかり案内メールを送ろう！
以上、納涼会の社内案内メールの構成・ポイント・文例を紹介しました。上でお伝えした構成やポイントを参考にすれば、しっかりメールの文章を作ることができます。納涼会の準備をソツなくこなしてくださいね！
