冬の忘年会では幹事としてメールを送ることがあると思います。社内に案内メールを送るのは、同僚だけでなく上司や社長などにも送信することになるので緊張するもの。「書き方をどうすればいいか分からない」という人もいると思います。
そこでここでは、忘年会の幹事のメールの送り方について、例文を含めて紹介します！ポイントを押さえれば誰でも適切なメールを書くことができます。
忘年会で幹事が送る開催案内メール、4つのポイント
忘年会で幹事が送るメールの書き方には、次のポイントがあります。まずはこれをしっかり押さえてほしいと思います。
- 基本は用件のみを伝える。
- 必要な項目を含めて、簡潔に。
- 敬語に気をつける。
- 社内の雰囲気によっては、少し笑いを入れるとグッド。
これらのポイントを気をつけましょう。会社の人たちは基本的に忙しいです。そのため1通のメールを読むのにかかる時間は、なるべく短いほうが喜ばれます。読む人は無意識のうちにメールの良し悪しを判断しています。良いメールの場合は、「まとまってて良いメールだな」と感じる人が多いです。
上の4点を押さえていると、用件が伝わり、すぐに読めるメールを作ることができます。
案内メールの構成
次にメールの構成です。次の流れで書くと、必要な項目が全て入ります。
- タイトル（件名）
- 簡単な挨拶
- 忘年会を開催する日時と場所
- 会費（忘年会の費用）
- 参加できるかどうかの確認（期限を設ける）
- メールの送り先（自分の携帯・メールアドレス）
- 簡単な締めくくりの挨拶
次から、この構成に沿って作成したメールの例文を紹介します。
幹事の忘年会案内メールの例文
忘年会案内メールの例文を2つ紹介します。会社によって雰囲気がちがうため、「少しかしこまった印象の案内メール」と「フランクな会社の忘年会案内メール」の2通りを紹介します。なお、細かな点は自分の会社に合わせてアレンジしてみてくださいね。
かしこまった印象の忘年会案内メール
お疲れ様です。営業部の伊藤です。
寂しいものですが、今年も残すところあとわずか。1年の締めくくりとして、恒例の忘年会を開催致します。年末に向けてお忙しい中と思いますが、ぜひご参加ください。
日時：12月10日（金）19:00〜
場所：「豚貴族」（東京都杉並区・・）
会費：3,500円
連絡先：営業部 伊藤・09012345678・〜@〜
お手数ですが、ご参加の可否を【11月20日（水）】までに、伊藤までご連絡をお願いします。
当日は今年1年を楽しく振り返りましょう。よろしくお願い致します。
フランクな会社の忘年会案内メール
お疲れ様です！営業部の内藤です。
今年も残りわずかとなってきました。そこで今年1年の締めくくりである、恒例の忘年会を開催致します！日程は以下の通りです。私も当日は、全てを出し切ります！
日時：12月10日（金）19:00〜
場所：「豚貴族」（東京都杉並区・・）
会費：3,500円
連絡先：営業部 内藤・09012345678・〜@〜
お手数ですが、ご参加できるかを【11月20日（水）】までに、内藤までご連絡をお願いします。
それでは皆さんと盛り上がることができるのを楽しみにしています！よろしくお願い致します。
社長への忘年会案内のメールは別で送るべき！
忘年会の案内メールは、社内の人たちだけでなく社長にも送ることになると思います。社長への案内メールの例文も紹介しておきます。社長に送るメールでは失礼にならないように「笑いはなし」です。
【社長への忘年会案内メールの例文】
お疲れ様です。営業部の加藤です。
今年の締めくくりとして、忘年会を以下の日時で開催致します。
山田社長にも、ぜひご参加頂けたらと思っております。開催日時は以下の通りです。
（日程の案内。上と同じ）
大変お手数ですが、ご参加の可否【11月20日（水）】までに、加藤までご連絡頂けたらと思います。当日社長がご参加されることを楽しみにしています。よろしくお願い致します。
忘年会の案内メールは、ポイントを押さえてしっかり送ろう
以上、忘年会で幹事が送る開催案内メールの書き方を紹介しました。ポイントと構成をしっかり押さえて、適切なメールを送ってほしいと思います。メールひとつで幹事の印象が判断されることもあります。ぜひ紹介した内容を参考にしてくださいね。
